Traitement des données

Définitions

• Responsable de traitement : la personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme, qui fixe, seul ou en collaboration avec d’autres, l’objectif et les moyens du traitement de données à caractère personnel

• Données à caractère personnel : toute information permettant d’identifier une personne directement ou indirectement.
  • Les données d’identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, etc)
  • Les données de vie personnelle (caractéristiques personnelles, habitudes de vie, situation familiale, etc.)
  • Les données de vie professionnelle (CV, situation professionnelle, formation)
  • Les informations d’ordre économique (revenus, situation financière, carte bancaire, RIB, etc.)
  • Les données de connexion (adresse IP, identifiants de connexion, etc.)
  • Les données de localisation (géolocalisation)
  • Les cookies, traceurs et données de navigation (traceur d’audience, de publicité, de réseaux sociaux)
  • Les données sensibles (opinion religieuse, politique, philosophique, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données de santé, etc.)
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations relatives aux données à caractère personnel et effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés. De manière générale, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion, l’effacement ou la destruction de vos données à caractère personnel consiste en un traitement de données à caractère personnel ;
  • Fichier : tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés ;
  • Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers ;
  • Tiers autorisés : les autorités également habilitées dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, à demander au Responsable de traitement de leur communiquer des données à caractère personnel ;
  • Personne concernée : toute personne dont les données font l’objet d’un traitement ;
  • Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement ;
  • Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Vos données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel sont traitées, conformément à l’article 6 RGPD (licéité du traitement), selon les cas suivants :

• L’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et/ou
• Le respect d’une obligation légale, et/ou
• Votre consentement à l’utilisation de vos données à caractère personnel
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant. Cela ne s’applique cependant pas au traitement effectué par les autorités publiques dans l’exécution de leurs missions.

Informations sur les traitements
Pour chaque traitement de données à caractère personnel réalisé par la mairie, une information générale dudit traitement est assurée aux personnes concernées. Dans un souci de transparence, la mairie précise systématiquement les informations suivantes :

• Objet du traitement
• Catégories de données à caractère personnel traitées (sources des données, caractère obligatoire du recueil des données, prise de décision automatisée)
• Destinataire des données : mairie de Féternes
• Transferts des données en dehors de l’Union européenne : aucun transfert hors de l'Union européenne
• Durée de conservation des données à caractère personnel
  
  

Pourquoi la mairie collecte vos données ?

La mairie collecte et exploite vos données principalement dans l’optique de traiter vos demandes d’informations.

A quel moment vos données sont-elles collectées ?
Lorsque vous naviguez sur notre site internet, il est possible que vous renseignez des informations personnelles (notamment lorsque vous désirez nous contacter via le formulaire de contact ou tout autre formulaire).
Certaines des données listées ci-dessous sont collectées automatiquement à la suite de vos interactions sur le site, et d’autres sont collectées à l’aide de formulaires remplis par vos soins. Le caractère obligatoire de chaque donnée est systématiquement signalé par un astérisque. Vos données sont traitées par la mairie et ne sont en aucun cas divulguées ou vendues à d’autres entreprises à des fins marketing ou commerciales. Vos données ne sont pas transférées vers un pays tiers à l’Union européenne ou une organisation internationale.

Lorsque vous naviguez sur notre site internet :

• Nous collectons votre adresse IP
• Nous collectons des témoins de connexion « cookies »
• Nous collectons des données de connexion et de navigation

L’utilité et la finalité des traitements
Les données collectées via le formulaire de contact, nous permettent de vous recontacter suite à une de vos demandes, d’assurer le suivi de vos demandes ainsi que de garantir l’effectivité d’une compétence mise en œuvre par la mairie.
Aussi, vos demandes et sollicitations nous permettent d’améliorer la présentation et les fonctionnalités de notre site pour offrir un service optimal.
Les bases de données à caractère personnel ne sont jamais utilisées sans vous informer du but poursuivi par une telle utilisation. Votre consentement explicite vous est demandé directement sur notre site internet.
Lorsque vous nous transmettez des informations personnelles relatives à une candidature, ces dernières nous permettent de vous recontacter si votre profil convient aux différentes offres d’emploi.

La conservation de vos données
De manière générale, la mairie applique des durées de conservation selon tout type d’archive en fonction de la durée d’utilité administrative requise.
En dehors de la durée d’utilité administrative requise, la mairie fixe les durées de conservation conformément et dans le respect de l’article 5.1 e) du RGPD.
Par souci de précision, la durée d’utilité administrative (D.U.A) désigne le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l’activité du service et/ou de l’administré pour faire valoir ses droits. C’est une période de conservation obligatoire des documents qui est généralement exprimée en années. Fondée sur des critères d’ordre juridique (en particulier les délais de prescription fixés par la loi) ou administratif, elle recouvre les deux premiers âges des archives (c’est-à-dire archives courantes et archives intermédiaires)

Ainsi, la conservation des archives répond à trois enjeux cardinaux :

• La gestion courante du service (disposer en permanence des informations utiles pour le bon fonctionnement de l’activité du service)
• La justification des droits et obligations (conserver les preuves en cas de contestation)
• La sauvegarde de la mémoire (constituer les matériaux de l’histoire)

Concernant les trois âges des archives, ces derniers sont expliqués comme suit :

• Les archives courantes : le dossier est vivant pour l’instruction de l’affaire, il se trouve dans le bureau ou à proximité immédiate ;
• Les archives intermédiaires : le dossier est clos mais conservé par le service producteur, pour des raisons d’activité ou de prescription légale, à proximité, dans un local d’archivage dédié ;
• Les archives définitives : après un tri et d’éventuelles éliminations, le dossier présentant un intérêt historique (et parfois juridique) est versé aux archives régionales, départementales ou communales pour être conservé définitivement.

Concernant le sort final des archives :
A l’issue de la durée d’utilité administrative des documents et sauf prorogation de cette dernière, les documents peuvent être soit conservés à titre définitif (document à valeur historique) soit détruits. Cette destruction ne peut se faire qu’après obtention du visa d’élimination de l’archiviste compétent.

Concernant la destruction des archives :
Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles font partie du domaine public mobilier et ne peuvent être altérées ni détruites sans autorisation d’un représentant de l’Etat habilité. Aussi, tout fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit ou reçoit mais n’en est pas propriétaire. Par exemple, à l’expiration de leur D.U.A, les archives publiques font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination.

En outre, la mairie de Féternes applique les durées de conservation suivantes s'agissant des traitements de données à caractère personnel relatifs à votre navigation sur le site internet.

Les destinataires et les transferts de données
La gestion du site internet est sous-traitée à un prestataire spécialisé (Eolas). La mairie de Féternes s'assure que les données restent néanmoins confidentielles et qu'elles ne sont pas utilisées à des fins ultérieures.

EXERCICE DES DROITS DES PERSONNES

La loi informatique et Libertés du 20 juin 2018 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que le RGPD (Article 12 à 21 du RGPD) vous octroient des droits relatifs à votre vie privée. Il s’agit du droit à l’information, du droit d’accès, du droit d’opposition, du droit à la limitation d’un traitement, le droit de rectification ainsi que le droit à l’effacement.

• Le droit à l’information
  La politique de confidentialité contient toutes les informations relatives aux finalités des traitements qui peuvent être effectués, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées, afin de garantir votre droit à l’information.

• Le droit d’accès
  Vous pouvez demander directement à la mairie si cette dernière détient des données vous concernant et aussi des informations relatives à leur traitement. Vous pouvez, de plus, demander obtention d’une copie de l’ensemble des données vous concernant.

• Le droit de rectification
  Vous pouvez demander à modifier à tout moment les données personnelles vous concernant.

• Le droit d’opposition
  Le droit d’opposition vous permet de vous opposer au traitement de vos données par la mairie, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire au bon respect d’une obligation légale ou à l’exécution d’une obligation contractuelle.

• Le droit à la limitation du traitement
  Vous pouvez demander la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée à caractère personnel, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.

• Le droit à l’effacement
  Vous pouvez nous demander la suppression de vos données à caractère personnel, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle ou bien au bon respect d’une obligation légale.

• Le retrait du consentement
  Si vous avez consenti à un traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez retirer à tout moment et sans condition votre consentement. Les informations liées à l’exercice de ces droits sont conservées CINQ (5) ans à compter de la date de réponse de la mairie, conformément à la durée de prescription légale des actions personnelles en justice. Vos données liées à l’exercice de vos droits sont ensuite supprimées à échéance de ce délai. Dans le cadre d’une demande d’exercice de droit, la mairie s’engage à vous répondre, conformément à la législation en vigueur, dans un délai d’un mois prorogeable de deux mois supplémentaires sous réserve de justifications (article 12 du RGPD).
  
  

COMMENT EXERCER CHACUN DE CES DROITS ?

Vous pouvez exercer chacun de droits énoncés ci-dessus en nous fournissant un justificatif d’identité.

• En écrivant par courrier à l’adresse suivante : mairie de Féternes, 1, place du 20 février 1944, 74500 Féternes

Conformément au RGPD, la mairie de Féternes se réserve le droit de demander le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées. La mairie de Féternes se réserve également le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.

La mairie de Féternes vous informe que vous disposez du droit de contacter la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de formuler une plainte à cette adresse : www.cnil.fr